Planning Organizing Actuating Controlling (POAC)

4 poin yang sederhana tapi lugas dan tegas menunjukkan pentingnya peranan yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin. Jika seorang pemimpin tidak melakukan keempat poin di atas, sama halnya dia tidak menjalankan fungsinya.
Setiap aktivitas butuh perencanaan, tidak akan berjalan lancar sebuah kegiatan tanpa perencanaan. Jika ada yang bilang sangat sulit untuk melakukan prediksi atas apa yang akan terjadi dalam bisnis, memang ada benarnya. Tetapi dengan latihan dan praktek berulang kali, maka perencanaan akan sebuah kegiatan menjadi semakin akurat. Pada suatu hari seseorang menyampaikan problemnya kepada saya, kebetulan orang ini bekerja di FMCG di departemen physical logistic. Dia menyampaikan fakta bahwa untuk merencanakan produk-produk yang akan didespatch keesokan harinya, dia telah mencoba untuk mempersiapkan. Tetapi sangat sering terjadi bahwa apa yang dia siapkan dan/atau dijanjikan oleh rekannya di sales/marketing tidak menjadi kenyataan. Dengan kata lain variasi perbedaannya sangat besar, mengakibatkan frustasi yang luar biasa.
Saya menanyakan kepadanya beberapa hal dasar:
1. Apakah system informasi tentang rencana kedatangan kendaraan dia terima lebih awal?
2. Apakah setiap kendaraan yang datang membawa surat perintah pengambilan dengan nomor order yang jelas?
3. Apakah ada system harian/mingguan/bulanan atas rencana dispatch?
4. Bagaimana mekanisme order processingnya?
5. Mekanisme transportation dan fleet managemennya?
6. Dan seterusnya. Dan seterusnya.
Ternyata, dia tidak bisa menjawab dengan baik, dan menyangsikan apakah system tersebut ada atau sudah terstruktur rapi demikian. Setelah tahu akan hal ini, saya sampaikan kepadanya wajar saja kalau anda tidak bisa membuat planning yang baik.
Jika beberapa pertanyaan di atas tidak ada jawabnya atau dengan kata lain organisasi belum ada secara terstruktur (integrated), tetapi itu semua bukanlah akhir dari segalanya. Masih ada jalan lain yang tetap bisa dijadikan pedoman untuk membuat perencanaan kerja.
Masih ada data histori yang bisa dijadikan sebagai pedoman, meskipun akurasi dari hal tersebut tidaklah optimal. Tetapi paling tidak bisa membantu menjadikan kegiatan dispatch menjadi lebih baik. Semua produk yang diperlukan sesuai data histori, disiapkan pada lokasi dispatch, sehingga pelayanan pemuatan menjadi lancar. Cycle Time performance merupakan salah satu indikator vital dalam kegiatan logistic. Dalam kasus di atas, Cycle Time ditempat dia bekerja sangatlah buruk. Dan ini terus berlanjut dan berlanjut.
Setelah perencanaan disiapkan, tiba gilirannya untuk mengatur organisasinya. Siapa mengerjakan apa (who is going to do what). Pengaturan ini merupakan strategi yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin. Tidak bisa dibayangkan, bahwa jajaran operasional yang akan menjalankan kegiatan tersebut tidak diorganisasikan dengan baik. Mereka akan berjalan sendiri-sendiri dengan caranya masing-masing yang tentu saja akan fokus pada kepentingan mereka sendiri. Akibatnya benturan kepentingan akan terjadi dan sebagai dampak besarnya adalah bisnis secara keseluruhan akan jadi korbannya. Mengatur organisasi (organizing) adalah suatu kegiatan pokok, dimana scenario dibuat dengan detil, script dijelaskan secara jelas dan lugas, personel disiapkan sesuai dengan peran masing-masing. Sukses tidaknya kegiatan yang ditargetkan akan sangat tergantung pula pada step ini.
Actuating, bisa diibaratkan penekanan tombol sebagai tanda dimulainya kegiatan. Setiap komponen yang ada termasuk personel, melakukan kegiatan tahap demi tahap sesuai script yang sudah disiapkan dalam step sebelumnya. Dalam proses actuating ini, peran pemimpin menjadi seperti seorang Dirigent dari kegiatan Musikal. Dia akan memerintahkan alat music mana yang harus dimainkan dengan intonasi tertentu sehingga menjadi harmoni yang indah untuk didengar. Begitu juga dengan kegiatan fisik organisasi baik bisnis maupun non bisnis, seorang pemimpin pada tahapan actuating ini, harus mampu menunjukkan kemampuannya dalam menggerakkan mata rantai yang sudah diorganisasikan sebelumnya. Memastikan harmoninya agar setiap langkah menjadi lancar dan sesuai target.
Jika semua aktivitas sudah berjalan sesuai dengan yang diatur dalam 3 step sebelumnya (Planning, Organizing, Actuating), maka langkah terakhir tidak boleh dilupakan. Langkah ini ibarat Pit Stop pada balapan F1, dia melakukan control atau cek apakah semua kegiatan mengikuti rel yang sudah ada ataukah keluar dari rel yang ada. Kontrol atau pengawasan, merupakan competency vital bagi seorang pemimpin. Kemampun mengontrol inilah yang nantinya membawa keseluruhan team mencapai tujuan akhir dari target yang ingin dicapai. Disetiap pit stop, setiap bagian komponen dicek, direfill (isi ulang). Jika ditemukan ada sesuatu yang tidak sesuai segera dilakukan penyesuaian dan koreksi, agar penyimpangan tidak semakin jauh.
Sekali lagi POAC, meski ini terkesan sederhana, tetapi powerful jika dilaksanakan dengan baik dan benar.

Pesona Ottawa, 20 januari 2011, 22.41 wib